Beringse verenigingen die een activiteit organiseren in Beringen kunnen materiaal huren bij stad Beringen. Bij de uitleendienst kan je onder andere terecht voor nadarhekken, toiletwagen, podia, tentoonstellingspanelen, tafels. De volledige lijst van uitleenmateriaal vind je onderaan de pagina terug.
VOORWAARDEN
Volgende organisaties kunnen gebruik maken van de materialen van de uitleendienst
- Beringse verenigingen
- Beringse scholen, inclusief ouderverenigingen verbonden aan de school voor activiteiten ten voordele van de school
- Beringse wijk- en buurtverenigingen die een straatfeest organiseren
- stedelijke diensten
- stedelijke adviesraden
- politie en brandweer actief in Beringen
- Vitas-campus Corsala
- andere gemeenten (enkel nadar)
De materialen van de uitleendienst zijn bedoeld voor activiteiten die doorgaan op het grondgebied van Beringen. Gebruik voor commerciële of privé-activiteiten is niet mogelijk. Organisaties die op het ogenblik van een aanvraag nog openstaande rekeningen hebben bij de stad Beringen met betrekking tot het uitleenreglement, kunnen geen nieuwe aanvraag voor materialen indienen.
Organisaties mogen enkel aanvragen doen voor activiteiten die ze zelf organiseren. Indien misbruik wordt vastgesteld, wordt de aanvragende organisatie uitgesloten van toekomstige ontleningen.
KOSTEN
- voor de ontleende materialen betaal je huur volgens het geldende retributiereglement
- bepaalde organisaties genieten van uitzonderingen op het huurtarief, zie artikel 8 van het uitleenreglement
- dit bedrag betaal je uiterlijk 14 dagen voor datum van levering, bij laattijdige betaling vervalt de aanvraag en wordt de levering niet uitgevoerd
- indien je een reservatie minder dan 14 dagen voor de activiteit annuleert, dan moet je toch huur betalen
- indien de goederen laattijdig ingeleverd worden, wordt er een boete aangerekend volgens het geldende retributiereglement
BIJZONDERHEDEN
- een uitlening heeft steeds betrekking op een periode van donderdag tot en met dinsdag; In uitzonderlijke gevallen kan de stad beslissen om de materialen eerder te leveren of later op te halen. Dit wordt steeds overlegd met de ontlener. De maximum uitleenperiode bedraagt drie opeenvolgende weken, waarbij je ook driemaal het weektarief betaalt
- de aanvrager sluit een verzekering alle risico's af voor de activiteit waarvoor het de materialen uit de uitleendienst gebruikt
- de aanvrager is verantwoordelijk voor de materialen voor de duur van de uitleenperiode; de stad Beringen is niet aansprakelijk voor eventuele schadegevallen tijdens de uitleenperiode waarbij de ontleende materialen betrokken zijn
- de stadsdiensten leveren alle materialen op één vooraf afgesproken locatie
- de toiletwagen kun je niet uitlenen van 1 november tot 1 maart
- als de toiletwagen na een uitlening niet gereinigd is, zijn de kosten voor het reinigen (90,00 euro) voor rekening van de aanvrager
- enkel voor activiteiten georganiseerd door stedelijke diensten kan er bijkomend materiaal (mobiel podium, toiletwagen) aangevraagd worden in een aangrenzende gemeente; voor de overige aanvragers kan enkel bij een tekort aan nadar en in de mate van het mogelijke beroep gedaan worden op een aangrenzende gemeente, met een maximum van één extra vracht nadar
- voor grote activiteiten georganiseerd door niet-Beringse organisaties op het grondgebied van Beringen beslist het schepencollege of de organisatie gebruik kan maken van de materialen van de uitleendienst
- in uitzonderlijke gevallen kan het stadsbestuur het materiaal opeisen en beslissen om bepaalde materialen niet meer uit te lenen indien ze niet langer geschikt zijn
- bij bepaalde weersvoorspellingen kan het stadsbestuur beslissen om het mobiel podium niet uit te lenen in verband met veiligheidsrisico's of om het mobiel podium te plaatsen zonder zeilen
- opgelet: het mobiel podium heeft een specifieke afmeting. Lees eerst de technische fiche voor dat je het mobiel podium reserveert.
AANPAK
- een aanvraag tot uitlening dien je enkel in via het thuisloket van de website van de stad Beringen
- de aanvraag dien je minimum 30 kalenderdagen en maximum negen maanden vóór de activiteit in
- aanvragen die minder dan 30 kalenderdagen voor de activiteit toekomen op de stad worden niet meer aanvaard. In uitzonderlijke gevallen kan afgeweken worden van de minimumtermijn van 30 kalenderdagen.
Hierbij moet voldaan worden aan volgende voorwaarden:
- de aanvrager moet een aanvraagformulier kunnen voorleggen;
- de aanvrager moet schriftelijk kunnen bewijzen dat de aanvraag niet eerder kon gebeuren o.w.v. overmacht;
- Indien de gevraagde materialen nog beschikbaar zijn, zal de aanvraag goedgekeurd worden door de bevoegde dienst. - maximaal negen maanden vóór datum van de activiteit gebeurt de definitieve toezegging van het materiaal aan een vereniging
- bij meerdere aanvragen voor dezelfde uitleenperiode telt de datum van ontvangst van de aanvraag
- bij grote stedelijke evenementen zijn slechts een beperkt aantal materialen beschikbaar voor ontlening aan verenigingen. De bevoegde dienst bepaalt o.b.v. beschikbaarheid en praktische haalbaarheid of het mogelijk is om de materialen ter beschikking te stellen en onder welke voorwaarden.
