Fuif / evenement organiseren

Wil je met wat vrienden of met je vereniging een feestje organiseren? Met volgend stappenplan ben je zo op weg naar het feestje van’t jaar.

  1. Locatie kiezen
  2. Materiaal huren
  3. Muziek spelen
  4. Verzekeringen
  5. Vrijwilligers & artiesten
  6. Bewaking inschakelen
  7. Alcohol serveren
  8. Veilig feesten
  9. Herbruikbare bekers
  10. Promotie / plakpalen
  11. Extra's

1. Locatie kiezen
Binnen
Beringen heeft meerdere zalen die ideaal kunnen zijn voor jouw feestje/evenement. Hieronder een overzicht van de stedelijke infrastructuur.
Heb je een geschikte locatie gevonden, vul dan ook steeds het multidisciplinair invulformulier in.

* Fuifzalen:
JH Club 9
JH JC Beverlo
Buurthuis de Kardijk (max. 4x/jaar)
Speelplaats op Lutgartsite

* Voor culturele en andere activiteiten:
OC De Buiting
Buurthuis de Kardijk
Stedelijke Feestzaal COR
Casino Beringen
Galerie Lutgart
JH Club 9

In Beringen zijn er nog tal van andere zalen te vinden (parochiezalen, privéfeestzalen, gildezalen, …).

Buiten
Organiseer je een evenement of fuif in een tent, op de openbare weg of publieke ruimte? Dan moet je toestemming vragen aan het college van burgemeester en schepenen via het multidisciplinair invulformulier.

2. Materiaal huren
Stad Beringen helpt je graag verder met het ter beschikking stellen van een aantal handige (feest)materialen.
Meer info en de verhuurvoorwaarden en -tarieven:

Uitleendienst werkplaatsen (allerlei organisatie materialen)
Uitleendienst jeugdraad (muziek- en brandveiligheidsmaterialen)

3. Muziek spelen
Voor het afspelen van elektronisch versterkte muziek luider dan 85 dB(A) moet, afhankelijk van de locatie, een aanvraag ingediend worden.
Mits toelating schepencollege kan een afwijking verkregen worden tot 95 dB(A) of 100 dB(A).

Locatie85 dB(A)95 dB(A)100 dB(A)
JH Club 9  X
JH JC Beverlo X 
JH Club XVIIIX  
Speelplaats op Lutgartsite X 
Gildezalen/parochiezalen/…  (*)X  
Culturele infrastructuurX  
Open LuchtX  
TentfuifX  

(*) Vooraf contact opnemen met de eigenaar is aangewezen. Sommige zalen hebben een vergunning tot 95 dB(A).

  • tot 95 dB(A) = permanent meten
  • tot 100 dB(A) = meten, registreren en gratis oordopjes ter beschikking stellen (wordt enkel toegestaan in uitzonderlijke gevallen (vb. live-muziek)

4. Verzekeringen
Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan.
Om je in te dekken tegen de verschillende risico's die aan het geven van een fuif verbonden zijn, moet je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten.
Verplichte verzekeringen (bv. polis burgerlijke aansprakelijkheid, vrijwilligers, ...)
Andere verzekeringen (bv. brand, alle risico's, ...)
Aansprakelijkheid (bv. burgerlijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid)

5. Vrijwilligers & artiesten
Sinds 2006 is er een wettelijk vrijwilligersstatuut dat vrijwilligers beschermt zonder al te veel administratieve lasten op te leggen aan de organisaties. Meer info vind je via de website over de vrijwilligerswetgeving.
Wil je artiesten vergoeden? Hier krijg je alle mogelijkheden netjes op een rij.
Sinds 1 januari is het platform artist@work gelanceerd. Kunstenaars zijn vanaf heden verplicht een kunstenaarskaart te hebben en te werken via het platform. Als organisator ben je verplicht die kunstenaarskaart op te vragen als je werkt via de kleine vergoedingsregeling (KVR).

6. Bewaking inschakelen
Wil je vrijwilligers inschakelen specifiek voor bewaking? Op https://ikorganiseer.be/organiseren/bewaking/ vind je hier nuttige info over.

Vraag hier je toestemming aan voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door leden van de vereniging.

7. Alcohol serveren
Wordt er alcohol verkocht op je fuif of evenement? Hou er dan rekening mee dat je in sommige gevallen een drankvergunning nodig hebt.

Voor het schenken van sterke drank moet er toelating worden gevraagd aan het college van burgemeester en schepenen.
Onderstaande richtlijnen zijn hierbij van toepassing:
- er mag enkel sterke drank met een alcoholpercentage onder de 22% worden verstrekt;
- de (cocktail)bar moet ruimtelijk afgescheiden zijn van de rest van het fuifgebeuren en mag niet toegankelijk zijn voor personen onder de 18 jaar;
- de sterke drank mag enkel in de voorziene ruimte verbruikt worden;
- er moet duidelijk geafficheerd worden dat personen onder de 18 jaar geen toegang hebben tot de (cocktail)bar.

8. Veilig feesten
Bereid je voor op mogelijke veiligheids- en gezondheidsproblemen, zoals het illegaal gebruik van drugs of onveilig vrijen. Lees en download hier enkele bruikbare tips. 

  • De druglijn bel je best wanneer er zich een onverwacht probleem voordoet: T 078 15 10 20
  • Safe 'n Sound adviseert je omtrent uitgaan en partydrugs
  • Ikorganiseer.be maatregelen om gehoorschade te voorkomen

9. Herbruikbare bekers
Sinds 1 januari 2020 is het verboden om drank te serveren in wegwerpbekers, blikjes en plastic flesjes, tenzij de organisator een systeem voorziet dat minstens 90% gescheiden inzameling garandeert (95% vanaf 2022). Herbruikbare bekers gebruiken is dus een must! Er zijn ondertussen voldoende plaatsen waar je herbruikbare bekers kan huren voor jouw feest of evenement, waardoor ook dit zeker in orde komt.
Meer info

10. Promotie 
Wil je affiches plakken? Onze plakpalen zijn hiervoor perfect legaal! Lees aandachtig de regels voor affiches plakken van stad Beringen, en ontdek hieronder de locaties van onze plakpalen.
 
https://www.google.com/maps/d/embed?mid=1rQh4KMFDkggVnRuTHQhGFaMuNhI

Promoot je fuif of evenement ook via www.uitinBeringen.be, hieruit haalt stad Beringen ook input voor het stadsmagazine b-magazine.
Info over het gebruik van social media, drukwerk, branding, crisiscommunicatie, regelgeving en interne communicatie vind je allemaal op de pagina: https://ikorganiseer.be/organiseren/categorie/communicatie/

Extra's

! Checklist afvinken !
Heb je het gevoel dat je nog iets bent vergeten? Check dan zeker de TOOLBOX van ikorganiseer.be. Deze organisatie ondersteunt fuiforganisatoren en beleidsverantwoordelijken door het aanreiken van informatie over de organisatie van een fuif en het opzetten van een lokaal fuifbeleid.

Subsidie nodig?
Stad Beringen voorziet ook financiële steun aan lokale jongeren of jeugdverenigingen, en kunnen er centjes aangevraagd worden ter ondersteuning van jongerenfuiven.

Meer info
Een hele boterham! 
Heb je toch nog vragen over één van bovenstaande onderdelen?
Neem dan contact op met de stedelijke dienst jeugd en sport – jeugdensport@beringen.be