Veelgestelde vragen evenementenloket

Waarom moet ik een aanvraag doen?  

• Door jouw aanvraag via het evenementenloket worden ook alle andere betrokken stadsdiensten, politie en brandweer op hoogte gebracht en sta jij bekend als aanspreekpunt voor al deze diensten. 

• Ons team zorgt na je aanvraag voor de nodige ondersteuning, informatie, toelatingen en vergunningen. 

• Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet samen valt met andere evenementen, eventuele wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen. 

• Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en lokale reglementering? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door je aanvraag in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen. 

Moet ik een aanvraag of een melding doen van mijn evenement?  

Hiervoor verwijzen we naar het reglement aanvraagtermijn evenementen en materialen. Dit reglement werd vertaald naar een handige beslisboom.  

Welke termijn moet ik respecteren voor mijn aanvraag?  

Hiervoor verwijzen we naar het reglement aanvraagtermijn evenementen en materialen. Dit reglement werd vertaald naar een handige beslisboom.  

Wat moet ik doen wanneer ik te laat ben met het indienen van mijn aanvraag?  

In uitzonderlijke en onvoorziene omstandigheden, waarbij een aanvraag binnen de termijnen die hieronder worden vooropgesteld niet mogelijk is, kan worden afgeweken van voormelde termijn. Deze stappen moet je volgen:  

• Neem contact op met onze collega’s via  evenementenloket@beringen.be en geef aan waarom de aanvraag niet eerder kon gebeuren.  
• Je dient je aanvraag in via het e-loket. 

• De collega’s gaan na of het haalbaar is de aanvraag te behandelen binnen een kortere termijn.  

Indien een aanvraag meermaals laattijdig wordt ingediend dan wordt er geen afwijking toegestaan. 

Waarom kan ik enkel inloggen met eID (Itsme, …)?  

Stad Beringen kiest ervoor om enkel via eID in te loggen. Zo beschikken we steeds over de volledige en juiste gegevens van de aanvrager. Het zorgt er ook voor dat je beter en sneller geholpen wordt, vermits onze database mooi proper blijft en we dubbels vermijden.  

Indien je met eID inlogt, kan je kiezen voor de gebruikelijke eID inlogmethodes (Itsme app, eID en aangesloten kaartlezer, beveiligingscode  via mobiele app, beveiligingscode via SMS).
Iedereen die 12 jaar of ouder is beschikt over een elektronische identiteitskaart. 
Indien je problemen ondervindt, lees dan de FAQ 'wat als het niet lukt om in te loggen via eID (Itsme, …)? 

Wat als het niet lukt om in te loggen via eID (Itsme, …)? 

Indien je problemen ondervindt om met je eID of via de itsme app in te loggen en je hebt ervaring met inloggen via eID of Itsme, probeer dan in te loggen via een nieuw InPrivate - venster (indien je browser 'Edge' is) of een nieuw incognitovenster (in het geval je met 'Chrome' werkt). Een nieuw incognito of private venster openen doe je in beide gevallen door helemaal rechts bovenaan (net onder X (het kruisje dat je tabblad afsluit) op de ... (drie puntjes) te klikken. Internet Explorer wordt NIET ondersteund. 

Indien je geen ervaring hebt met inloggen via eID of Itsme, dan kan je terecht op de site van de Vlaamse overheid,  Aanmelden | Vlaanderen.be of bij één van onze digipunten.  

Ik wil een evenement aanvragen in naam van een organisatie en/of een vereniging, hoe moet dat?  

Alvorens een aanvraag te doen in naam van een organisatie dien je als vertegenwoordiger geregistreerd te zijn van die organisatie. Voor meer informatie verwijzen we je door naar de website van My Enterprise.   

Om een aanvraag te doen in naam van een vereniging dient: 

• De vereniging geregistreerd te zijn bij het verenigingsloket.  
• Dien je als vertegenwoordiger geregistreerd te zijn van deze vereniging.   

Voor meer informatie verwijzen we je door naar de website van het verengingsloket.   

Kan een evenementaanvraag gekopieerd worden?  

Een evenementaanvraag kan gekopieerd worden. Log hiervoor in op het digitale loket. Wanneer je als gebruiker op de knop ‘Bekijk je evenementaanvragen’ klikt, kom je op het overzicht van het evenementenloket. Hier vind je al je lopende en je afgehandelde evenementaanvragen terug. 

Ook is het mogelijk om vanop dit scherm een nieuwe aanvraag te starten.  

Waar vind ik mijn evenementaanvragen terug?  

Log in op het digitale loket. Wanneer je als gebruiker op de knop ‘Bekijk je evenementaanvragen’ klikt, kom je op het overzicht van het evenementenloket.  

Op dit scherm kunnen lopende en afgeronde evenementen geraadpleegd worden. Ook is het mogelijk om vanop dit scherm een nieuwe aanvraag te starten, alsook een evenement te kopiëren.   

Hoe vind ik mijn type evenement? Ik vind het op het eerste zicht niet terug.  

Selecteer het type evenement dat je organiseert. 

Stel dat je het type niet ziet staan, dan is het heel waarschijnlijk een subtype van een meer algemeen type. Vb. Sport, bewegen en spelen op openbaar domein. (hoofdtype), wielerwedstrijden (detailtype). Indien je het type evenement er nog niet tussen ziet staan, kies dan ' andere'. 

Welke documenten moet ik bezorgen bij mijn aanvraag? 

Algemene documenten

Aanvraagformulier toestemming vrijwillige bewaking 

Gaan jullie zelf voor de bewaking zorgen? Dan dien je dit aan te vragen via het formulier.
Gelieve dit ingevuld te bezorgen bij je aanvraag en tevens een exemplaar te sturen naar spvcontrole@ibz.be. 

Onder bewaking verstaat men statische bewaking (van goederen) en persoonstoezicht met uitzondering van bewakingsactiviteiten die enkel door professionele firma’s gedaan mogen worden (zoals fouille, tussenkomst bij nooduitgangen, rugzakcontrole…). 

Inplantingsplan 

Een inplantingsplan geeft duidelijk weer hoe het evenement is opgesteld in de naaste omgeving. Met andere woorden een plan op schaal (1/50 tot 1/200) met daarop alle – relevante - materialen en  opstellingen (tenten!) van het evenement en alle details van de omgeving:  gebouwen, begroeiing, berijdbare wegen, afsluitingen, grachten, hindernissen,... Doel is om op basis van dit plan de impact van de omgeving op (de veiligheid van) het evenement, en omgekeerd, in te kunnen schatten. Het inplantingsplan kan eventueel worden aangevuld met beeldmateriaal. 

Checklist: 

• Het heeft een legende             
• Alle opstellingen staan erop met hun afmetingen (tenten, kramen, bar, EHBO post, ...).   
• De vrije doorgangen en hun afmetingen staan erop   
• De toegangsweg voor de hulpdiensten is erop aangeduid en heeft minimum een breedte van 4 m en hoogte van 4 m    
• De omgeving staat op het inplantingsplan (omliggende straten, gebouwen,…)      

Documenten afhankelijk van type aanvraag

Subsidieaanvraag ondersteuning jongerenfuif 

Gelieve afhankelijk van het soort ondersteuning volgende documenten te bezorgen:  

• De officiële prijsofferte van de bewakingsfirma 
• De officiële prijsofferte van de gehuurde materialen 
• De officiële prijsofferte van huur van de herbruikbare bekers 
• De officiële prijsofferte van reiniging van de gehuurde herbruikbare bekers 

Horeca pop-up  

De aanvraag bevat minstens volgende documenten:  

• Uittreksel uit KBO (registratie vestigingseenheid)  
• Attest aansprakelijkheidsverzekering brand- en ontploffing  
• Bewijs aanvraag controle brandveiligheid bij hulpverleningszone Zuid-West Limburg  
• Bewijs aangifte FAVV (optioneel)
• Bewijs aangifte UNISONO/SABAM of billijke vergoeding (optioneel)
• Bewijs van aanvraag drankvergunning (indienen via www.beringen.be/drankvergunning)
• Gedetailleerd plan van de locatie, inrichting van het perceel en eventuele constructie (aanduiding parking, fietsenstalling, toiletten, ...)
• Bewijs van toestemming van de eigenaar van het perceel, ongeacht of het privé of openbaar domein betreft (optioneel, niet nodig indien aanvraag op eigen perceel is)  
• Alle overige documenten die noodzakelijk zijn voor de uitbating (optioneel)

Circus  

Bij de aanvraag dienen zeker volgende documenten gevoegd te worden:  

• Inplantingsplan (afmetingen van het in te nemen terrein en afmetingen tent) en technische beschrijving van de installaties + noodzakelijke keuringsattesten (verblijven van dieren, tenten, tribunes...);  
• Technische beschrijving van de voorstelling;  
• Speellijst (datum en uren van de geplande voorstellingen;)  
• Bewijs van het afsluiten van een geldige brandverzekering, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en objectieve aansprakelijkheidsverzekering;  
• Recent positief keuringsattest voor de elektriciteit;  
• Kopie van het contract met een erkende dierenarts indien er dieren optreden;  
• Een lijst van de dieren die worden meegebracht;    
• Indien nodig meer informatie betreffende de specifieke behoeften van het circus (materiaal, configuratie van de ruimte, toegang tot nutsvoorzieningen,…).  

Speelstraat 

Bij de aanvraag worden volgende documenten gevoegd: akkoordverklaring straatbewoners die in het af te sluiten gedeelte wonen.

Veiligheid

Risicoanalyse springkastelen 

Maak je gebruik van springkastelen of andere opblaasbare structuren? Laat dan zeke dit document invullen door de verhuurder.  

Verzekeringen 

Iedereen die bij de organisatie van een evenement betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor schade aan derden. De meeste vzw’s en feitelijke verenigingen die lid zijn van een groter orgaan zijn wettelijk verplicht de vrijwilligers daartegen te verzekeren. 

Voor tentfuiven moet je mogelijks een extra BA tenten afsluiten 

Bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk kan je voor occasionele activiteiten of voor activiteiten die niet gedekt zijn door je gewone verzekering een gratis polis afsluiten 

Flyer of programmaboekje 

Indien er een flyer of programmaboekje van je evenement beschikbaar is mag je deze ook altijd bezorgen.  

 Documenten te bezorgen bij jouw aanvraag. 

Ik wil een garageverkoop organiseren, moet ik dit aanvragen?  

Als je als individu een garageverkoop wil doen, hoef je daar niets voor aan te vragen.
Wil je met een aantal gezinnen of je buurt een garageverkoop organiseren, dan moet je daar vooraf een toelating voor krijgen van het stadsbestuur.
Bij een garageverkoop mogen de deelnemers enkel spullen verkopen die hem of haar toebehoren en dus niet die aangekocht, gefabriceerd of geproduceerd werden met het oog op deze verkoop.
Een garageverkoop moet occasioneel blijven. Je kan een aanvraag indienen via Fuif/evenement organiseren.

Hoe begin ik aan het organiseren van mijn evenement?  

Maak gebruik van deze handige checklist.  

Hoe maak ik een goed inplantingsplan? 

Met behulp van deze handleiding maak je een inplantingsplan.  

Ik wil voor de bewaking vrijwilligers inschakelen, wat moet ik doen?  

Dan dien je dit aan te vragen door dit formulier in te vullen en bij te voegen bij aanvraag fuif/evenement.  

Ik wil een externe bewakingsfirma inschakelen, wat moet ik doen?  

Dan moet je in je aanvraag de contactgegevens invullen. 
Op ikorganiseer.be/organiseren/bewaking/ vind je hier nuttige info over. 

Ik wil gebruik maken van springkastelen of andere opblaasbare structuren, wat moet ik doen?  

Wil jij een springkasteel of een andere opblaasbare structuur plaatsen op je feestje of evenement? Dan moet je dit vermelden in je aanvraag via het evenementenloket.
Je bent namelijk verantwoordelijk voor het naleven van de wetgeving m.b.t. het plaatsen van opblaasbare structuren. Een bordje hangen waarbij je jezelf niet verantwoordelijk stelt bij ongevallen hebben niet alleen geen juridische waarde maar zijn zelfs verboden.
De verhuurder moet jouw de nodige info geven over het toestel, de plaatsingsvoorschriften en gebruiksinformatie. 

Je bent verplicht voor ingebruikname een risicoanalyse op te maken. Dat is niet nodig als je beschikt over een conformiteitsattest (met norm EN 14960) of als er een risicoanalyse wordt gemaakt door een erkende keuringsinstantie.
Laat je niet afschrikken, want we hebben een eenvoudig formulier waardoor het slechts een paar minuten tijd vraagt om dit in te vullen. Dat formulier vind je hier.

Springkastelen en andere opblaasbare structuren. 

Hoe kan ik mij als organisator voorbereiden op mogelijke veiligheids- en gezondheidsproblemen?  

Bereid je voor op mogelijke veiligheids- en gezondheidsproblemen, zoals het illegaal gebruik van drugs of onveilig vrijen. Lees en download hier enkele bruikbare tips. 

• De druglijn bel je best wanneer er zich een onverwacht probleem voordoet: T 078 15 10 20
• Safe 'n Sound adviseert je omtrent uitgaan en partydrugs
• Ikorganiseer.be maatregelen om gehoorschade te voorkomen
• Voorzie een hitteplan tijdens warme dagen

Welke verzekeringen moet ik afsluiten?  

Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan.
Om je in te dekken tegen de verschillende risico's die aan het geven van een fuif verbonden zijn, moet je vooraf een aantal verzekeringen afsluiten.

• Verplichte verzekeringen (bv. polis burgerlijke aansprakelijkheid, vrijwilligers, ...)
• Andere verzekeringen (bv. brand, alle risico's, ...)
• Aansprakelijkheid (bv. burgerlijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid)

Ik wil vrijwilligers en/of artiesten tewerkstellen, wat moet ik doen?  

Sinds 2006 is er een wettelijk vrijwilligersstatuut dat vrijwilligers beschermt zonder al te veel administratieve lasten op te leggen aan de organisaties. Meer info vind je via de website over de vrijwilligerswetgeving.

Wil je artiesten vergoeden? Hier krijg je alle mogelijkheden netjes op een rij.
Kunstenaars zijn vanaf heden verplicht een kunstenaarskaart te hebben en te werken via het platform artist@work. Als organisator ben je verplicht die kunstenaarskaart op te vragen als je werkt via de kleine vergoedingsregeling (KVR).

Kan ik beroep doen op een stedelijke raamovereenkomst voor de huur van materialen bij mijn evenement?  

Alle info vind je hier.  

Op zoek naar de juiste veiligheidsmaatregelen voor jouw evenement?  

 Hier kan je alle info over veilige evenementen terugvinden.