Een voor eensluidend verklaarde kopie is een kopie van een origineel document dat door het gemeentebestuur gecontroleerd wordt op de echtheid. De ambtenaar kijkt na of de kopie identiek hetzelfde is als het origineel en plaatst er een stempel op. Daardoor krijgt de kopie dezelfde bewijskracht als het oorspronkelijke document.
Voorwaarden
Bij aanvraag dien je de nodige bewijsstukken mee te brengen (zie bewijsstukken).
Bewijsstukken
je identiteitskaart
het originele document
een goed leesbare fotokopie
eventueel vertaling door een beëdigd vertaler
Procedure
Je maakt een afspraak
via het algemeen nummer van het Stadhuis
aan het onthaal van het Stadhuis
Voor een kopie bestemd voor binnen Europa kan je op afspraak de nodige stempels en handtekeningen krijgen.
Documenten voor buiten Europa kunnen, na ondertekening door de schepen, op afspraak worden afgehaald. Van zodra het document beschikbaar is, brengt de dienst burgerzaken je op de hoogte.
Kostprijs
Het eensluidend verklaren van een kopie is gratis.
Uitzonderingen
Federale openbare diensten en overheidsbedrijven mogen je geen voor eensluidende verklaarde kopie meer vragen van een document. Voor de federale overheid betekent dit in de brede zin van het woord: de Federale Overheidsdiensten en de federale parastatalen zoals de RSZ, RIZIV en RVA en ook de federale overheidsbedrijven zoals de NMBS, bpost en Proximus.
Sommige documenten mogen niet eensluidend verklaard worden:
documenten die zijn opgesteld in een onleesbare taal en/of onbegrijpelijke vorm
documenten waarvan de bestemming immoreel, bedrieglijk of strafbaar is
oorspronkelijke akten (notaris, burgerlijke stand, arresten en vonnissen van rechtbanken): akten blijven immers bij de notaris of de overheid die ze aflevert; enkel deze instantie mag een eensluidende kopie afleveren
uittreksels uit de Kruispuntbank Ondernemingen
diploma en getuigschriften onderwijs. Eensluidende kopie kan gevraagd worden bij de instelling die het diploma uitgereikt heeft